Organiser les personnes avec des étiquettes

Si vous détenez les privilèges de gestionnaire d’organisation dans Checklick, vous pouvez utiliser des étiquettes pour organiser et gérer les personnes de votre organisation.

Une étiquette est un renseignement associé au profil d’une personne. Les étiquettes permettent de regrouper les personnes en catégories, de filtrer la page Personnes et d’effectuer des actions pour un groupe particulier.

Les étiquettes apparaissent sous forme de cases arrondies dans la section Étiquettes du menu d’actions situé à gauche de la page Personnes.

Attribuer une étiquette à une personne

Pour attribuer une étiquette à une personne :

1. Connectez-vous au compte de votre organisation.
2. Cliquez sur Personnes.
3. Cliquez sur le nom de la personne pour ouvrir son profil.
4. Repérez la section Étiquettes et affiliations.
5. Saisissez l’étiquette dans le champ Nouvelle étiquette.
6. Cliquez sur le signe plus pour l’attribuer.

Attribuer une étiquette à plusieurs personnes

Pour attribuer la même étiquette à plusieurs personnes :

1. Accédez à la page Personnes.
2. Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez attribuer l’étiquette à l’aide des cases à cocher situées à côté de leur nom.
3. Sous Étiquettes, saisissez le nom de l’étiquette dans le champ Attribuer une étiquette aux personnes sélectionnées.
4. Cliquez sur le signe plus.

L’étiquette sera attribuée à toutes les personnes actuellement sélectionnées.

Les noms d’étiquette ne sont pas sensibles à la casse lorsque Checklick les associe à une étiquette existante. Par exemple, la saisie de programme d’été correspondra à une étiquette existante nommée Programme d’été.

Filtrer les personnes à l’aide d’une étiquette

Vous pouvez utiliser les étiquettes pour afficher un groupe particulier de personnes :

1. Accédez à la page Personnes.
2. Repérez la liste des étiquettes du côté gauche de la page.
3. Cliquez sur l’étiquette que vous souhaitez utiliser comme filtre.

La page Personnes affichera uniquement les personnes auxquelles cette étiquette est attribuée. Vous pourrez ensuite les sélectionner et effectuer des actions, comme leur envoyer un courriel, télécharger une feuille de calcul ou produire une feuille de présence.

Retirer une étiquette des personnes sélectionnées

Le retrait d’une étiquette des personnes sélectionnées permet de la retirer de leur profil sans la supprimer de votre organisation.

Pour retirer une étiquette des personnes sélectionnées :

1. Accédez à la page Personnes.
2. Sélectionnez les personnes desquelles vous souhaitez retirer l’étiquette.
3. Repérez le champ Retirer l’étiquette des personnes sélectionnées dans le menu d’actions situé à gauche.
4. Saisissez le nom de l’étiquette exactement comme il est écrit.
5. Cliquez sur le X.

L’étiquette sera retirée uniquement des personnes sélectionnées. Elle demeurera disponible dans votre organisation et continuera d’être attribuée aux autres personnes qui la possèdent.

Par exemple, si 30 personnes possèdent l’étiquette Programme d’été et que vous la retirez de cinq personnes sélectionnées, elle sera uniquement retirée de ces cinq personnes. Les 25 autres conserveront l’étiquette.

Supprimer une étiquette de votre organisation

Les gestionnaires d’organisation peuvent également supprimer complètement une étiquette de leur organisation.

La suppression d’une étiquette est différente de son retrait des personnes sélectionnées. Lorsque vous supprimez une étiquette :

• Elle est retirée de toutes les personnes auxquelles elle est attribuée.
• Elle est supprimée de la liste des étiquettes de votre organisation.
• Cette action concerne toutes les personnes qui possèdent l’étiquette, peu importe les personnes actuellement sélectionnées.

Pour supprimer une étiquette de votre organisation :

1. Accédez à la page Personnes.
2. Repérez l’étiquette dans la liste située du côté gauche de la page.
3. Placez le pointeur sur l’étiquette.
4. Cliquez sur le X qui apparaît.
5. Vérifiez le message de confirmation, y compris le nombre de personnes qui seront touchées.
6. Confirmez que vous souhaitez supprimer l’étiquette.

Important

Le fait de sélectionner seulement certaines personnes sur la page Personnes ne limite pas la suppression complète d’une étiquette.

Par exemple, si une étiquette est attribuée à 30 personnes et que vous sélectionnez cinq personnes avant de cliquer sur le X situé à côté de l’étiquette, sa suppression la retirera tout de même des 30 personnes.

Si vous souhaitez uniquement retirer l’étiquette des cinq personnes sélectionnées, utilisez plutôt l’option Retirer l’étiquette des personnes sélectionnées.

Autorisations relatives aux étiquettes

Les autorisations relatives aux étiquettes varient selon le type d’utilisateur et le type d’étiquette :

• Les gestionnaires d’organisation peuvent afficher, attribuer et retirer les étiquettes ordinaires de leur organisation.
• Seuls les gestionnaires d’organisation peuvent supprimer complètement une étiquette de la liste des étiquettes de leur organisation.
• Les évaluateurs peuvent afficher les étiquettes appartenant aux organisations auxquelles ils sont autorisés à accéder.

Les étiquettes spéciales, comme Affilié à et celles liées aux privilèges d’évaluateur, ne doivent pas être traitées comme des étiquettes ordinaires. Leur retrait peut modifier l’accès, les autorisations ou le lien d’une personne avec une organisation.

Pour savoir comment retirer une personne de votre organisation, consultez l’article Retirer une personne de votre organisation.

Utiliser des étiquettes comportant des détails individuels

Les étiquettes peuvent également contenir des renseignements propres à chaque personne.

Par exemple :

• Numéro de casier : 12
• Numéro de membre : 4587
• Division : État du Nord

Dans ces exemples, Numéro de casier, Numéro de membre et Division sont les noms des étiquettes. Le renseignement qui suit les deux-points est le détail de l’étiquette.

Pour savoir comment créer et modifier ces étiquettes, consultez l’article Utiliser les étiquettes et les détails d’étiquette.

Conseils supplémentaires

• Les noms d’étiquette sont limités à 50 caractères.
• Utilisez des noms d’étiquette uniformes afin d’éviter de créer des variantes inutiles.
• Avant de supprimer une étiquette, vérifiez attentivement le nombre de personnes qui seront touchées.
• Utilisez Retirer l’étiquette des personnes sélectionnées lorsque l’étiquette doit demeurer disponible pour d’autres personnes.
• Utilisez l’option de suppression uniquement lorsque l’étiquette doit être retirée de toutes les personnes et supprimée de la liste des étiquettes de l’organisation.