Importer une feuille de calcul contenant des personnes

Les bases

Si vous avez un grand groupe de personnes que vous souhaitez ajouter à votre page Personnes, vous pouvez importer une feuille de calcul contenant leurs informations, et Checklick créera un compte pour chaque personne. Vous pouvez également utiliser la feuille de calcul pour ajouter des étiquettes vous permettant de regrouper des personnes.

Voici comment importer une feuille de calcul de personnes.

Commencez sur la page Personnes et cliquez sur le bouton Ajouter des personnes (la petite icône de personne à droite de la barre de recherche). La boîte de dialogue Ajouter des personnes apparaîtra. Cliquez sur Ajouter plusieurs personnes via une feuille de calcul en bas.
Assurez-vous que le format de votre feuille de calcul correspond aux instructions en bas de la page. En particulier, assurez-vous que vos adresses e-mail sont correctement formatées et que vos cellules de date sont formatées en tant que date (lors de l'utilisation d'Excel) ou formatées comme suit : AAAA-MM-JJ (lors de l'utilisation d'un fichier CSV). Nous vous suggérons de télécharger un fichier .xls ou .xlsx pour conserver le format de date correct lors de l'importation.
Vous pouvez également télécharger un modèle de feuille de calcul depuis la section Ajouter des personnes via une feuille de calcul.
CONSEIL : Vous pouvez également exporter une liste des personnes déjà présentes sur votre page Personnes et simplement ajouter à la liste pour importer de nouvelles personnes. Vous pouvez télécharger cette liste à tout moment et continuer à y ajouter des personnes. Lors du processus d'importation, Checklick ignorera simplement les personnes qui existent déjà dans votre base de données. Cliquez ici pour consulter l'article d'aide sur la façon de télécharger une feuille de calcul des personnes sur votre page Personnes.
Dans la section Ajouter des personnes via une feuille de calcul, sélectionnez votre fichier de feuille de calcul.
Vous serez redirigé vers une page appelée Confirmer vos nouvelles personnes. Vérifiez les personnes à ajouter. Si Checklick trouve des comptes existants correspondant aux personnes de votre feuille de calcul, par défaut, Checklick utilisera leurs comptes existants et ne mettra pas à jour leurs informations. Les informations telles que les noms d'utilisateur et les mots de passe ne seront pas modifiées pour les utilisateurs existants.
Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Ajouter des personnes lorsque vous êtes prêt à ajouter ces personnes à votre page Personnes. Vous verrez une icône Ajouté à côté du nom de chaque personne lorsqu'elle aura été téléchargée avec succès. Assurez-vous de ne pas quitter la page avant que toutes vos importations soient terminées.

Options avancées

Si vous disposez d'autres informations sur vos personnes que vous souhaitez importer dans Checklick, vous pouvez utiliser des étiquettes pour enregistrer ces informations.

Par exemple, si certaines de vos personnes ont des allergies aux arachides, vous pourriez vouloir les étiqueter avec une étiquette appelée Allergie aux arachides. Voici comment :

Sur votre feuille de calcul, ajoutez une nouvelle colonne avec l'en-tête Allergie aux arachides.
Sur la ligne de chaque personne, mettez un « o » ou « O » dans la colonne Allergie aux arachides si cette personne a cette allergie.

Désormais, lors du téléchargement de la feuille, une étiquette appelée Allergie aux arachides sera appliquée uniquement à ces personnes. Vous pouvez faire de même si vous souhaitez regrouper des personnes par classes. Dans ce cas, vous pourriez utiliser le format suivant :

Sur votre feuille de calcul, ajoutez une nouvelle colonne avec l'en-tête Classe débutant semaine 1.
Sur la ligne de chaque personne, mettez un « o » ou « O » dans la colonne Classe débutant semaine 1 si vous souhaitez appliquer cette classe à la personne et pouvoir ensuite trier votre page Personnes par ce nom de groupe.

Vous souhaitez peut-être inclure un détail spécifique à la personne, comme un numéro de membre ? Vous pouvez importer ces informations et les enregistrer comme détail d'étiquette. Voici comment :

Sur votre feuille de calcul, ajoutez une nouvelle colonne avec l'en-tête Numéro de membre.
Sur la ligne de chaque personne, entrez son numéro de membre spécifique dans la colonne Numéro de membre.

Désormais, lors du téléchargement de la feuille, une étiquette appelée Numéro de membre sera appliquée, avec un détail correspondant à leur numéro de membre.

Si vous ne souhaitez pas qu'une étiquette soit appliquée à une personne, laissez simplement sa cellule vide et aucune étiquette ne sera appliquée.

Conseils rapides

La fonctionnalité d'importation en masse est non destructive. Cela signifie qu'elle ne modifie ni ne supprime jamais les informations déjà enregistrées dans Checklick. Par exemple, si vous téléchargez quelqu'un qui possède déjà un compte, aucune de ses informations ne sera modifiée. La seule exception à cette règle concerne les étiquettes. Les étiquettes peuvent être ajoutées, supprimées ou remplacées via l'importation en masse. À titre d'exemple dans le diagramme ci-dessous, Jane a été étiquetée avec une « allergie aux arachides ». Nous pouvons le voir dans notre feuille de calcul grâce au « o » dans la colonne « Allergie aux arachides ». Si nous supprimons le « o » et téléchargeons la feuille de calcul, Jane ne sera plus étiquetée comme ayant une allergie aux arachides.
Toutes les personnes nouvellement ajoutées recevront un e-mail de Checklick les informant qu'elles ont été ajoutées à votre organisation.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur un ordinateur de bureau — elle n'est pas disponible sur un appareil mobile.